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O Processo classificatório das informações Arquivísticas

Andréa Azevedo Leite e Lorena Freitas Dias de Oliveira

 

 

 

1. Introdução

O processo classificatório deveria ser iniciado principalmente na fase corrente da existência de um documento devendo ser realizada por servidores treinados de acordo com duas operações: estudo e codificação. Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado passando por uma inspeção e uma ordenação, formando um dossiê que possuirá dados referentes ao seu conteúdo.

Desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem, o problema de organizá-los Schellenberg (1973, p. 75). A partir dessa percepção, Schellenberg mostrou a relevância do propósito e o reconhecimento da importância da classificação na difusão das informações. Esse desenvolvimento demanda a busca de uma fundamentação teórica a partir de pesquisas que visem à supressão ou redução dos problemas de organização, acentuados pelo aumento substancial do número de documentos e pela crescente complexidade das informações produzidas ao longo do avanço natural do conhecimento. A classificação antecede todas as outras atividades, e a inexistência parcial ou total desse processo, acarretaria perdas irreversíveis na recuperação da memória de uma instituição. Torna-se necessário, portanto, que esses documentos sejam direcionados de modo que reflitam a organização e suas funções.

Defende-se a idéia de que não é possível classificar e avaliar informações e documentos sem que se faça um prévio diagnóstico da organização. Esse diagnóstico consiste no conhecimento da instituição e dos próprios documentos a serem trabalhados, a fim de se posicionar objetivamente na solução dos problemas. O conhecimento da disciplina arquivística e sua interdisciplinaridade com ciências administrativas possibilitam maior precisão na tomada de decisões.

Atualmente, é impossível manter tudo que se produz, podendo ocorrer perdas de importantes informações em infinitas massas documentais. Contudo, a destruição não se justifica se os documentos também possuem valor histórico. De modo geral, os países ainda temem quando se fala em avaliar - processo pelo qual se determina o valor arquivístico, (primário ou secundário), de um conjunto de documentos devendo-se considerar a função pela qual foram criados - ou eliminar - destruição de documentos sem valor para guarda permanente - pois a inconsistência teórica e prática desses trabalhos resultaria em perdas nos acervos documentais.

Nesse sentido, a problemática da classificação documental faz necessária à utilização de práticas que resultem na conservação de maneira ordenada e acessível garantindo uma otimização na classificação e arquivamento dos documentos e transparência na transmissão dessas informações.

 

 

2. Histórico: origem e trajetória do conceito de classificação na Arquivística

Ao longo dos tempos, o homem sentiu a necessidade de aprimoramento na conservação de documentos, pois o aumento da produção de informações fez com que ocorresse uma redução da eficiência na recuperação e organização documental. Diferentemente de alguns anos atrás, quando era possível a organização das informações com certa precisão através dos esquemas de classificação existentes, o mundo contemporâneo enfrenta certa dificuldade em lidar com massas tão grandes e novos métodos de produção e suportes documentais. Esses suportes, conseqüentemente sofrem com a obsolescência dessas técnicas de classificação, pois a conservação dos documentos depende indiretamente dos prazos de guarda pré-estabelecidos na Tabela de temporalidade.

Desde então, o desejo de avanço e sofisticação dos métodos classificatórios exigiu conceitos e princípios que fundamentassem a organização de documentos. O primeiro conceito de classificação na Arquivística começa a aparecer a partir do século XVII, com o surgimento dos primeiros manuais com normas escritas.Algum tempo depois, no final do século XVIII, o reconhecimento da importância dos arquivos foi marcado com a inauguração do Arquivo Nacional Francês. Esse reconhecimento foi conseqüência da Revolução Francesa que gerou também outras importantes realizações no campo arquivístico, como a criação de uma administração nacional e independente dos arquivos, a proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos, o reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor do passado.

Nas primeiras décadas do século XIX, o documento ainda era analisado por seu valor intrínseco, independentemente de seu contexto gerador. Em 1841, na França, elaborou-se um dos principais fundamentos da Arquivística moderna, o princípio de respeito aos fundos, (Proveniência), um fator que desencadeou grandes mudanças na teoria e na prática da Arquivística. A partir deste momento o documento foi considerado pelo seu conjunto e origem dando mais credibilidade ao tratamento arquivístico.

 

3. Definições

A classificação essencialmente, parte de uma organização geral para a particular, tendo como requisitos básicos, o reconhecimento da instituição e do próprio documento e a definição dos níveis de classificação. Vista como parte integrante da gestão documental, a classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Definida como “a distribuição de indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciados” Liard (1979, p. 122), a classificação se materializa com o Plano de Classificação, que deve ter como característica a simplicidade e a flexibilidade, fácil assimilação, deve ser uniforme mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

O conceito de classificação foi moldado e fundamentado em aspectos artificiais de caráter hipotético. Pode-se perceber que a classificação é atividade específica de arquivos correntes e intermediários, enquanto arranjo é próprio dos arquivos permanentes.

O Código de classificação do CONARQ utilizado em grande parte das instituições é estruturado de forma que agrupe os documentos por assunto em classes que utilizem o modelo de código de classificação decimal. Esse sistema é constituído por dez classes que abrange o intervalo entre 000 e 900. As classes 000 e 900 são destinadas à atividade meio, as atividades administrativas comuns aos órgãos públicos; e as demais, 100 a 800, correspondem à atividade fim, que deverão ser elaboradas pelos respectivos órgãos. Elas são divididas em subclasses que se subdividem até os subgrupos que refletem a subordinação hierárquica dos assuntos tratados.

 

4. Princípios de Classificação

Partindo do problema básico dos documentos correntes, (como classificá-los), e da preocupação dos órgãos públicos com a sua guarda, compreende-se que é estritamente importante que esses documentos sejam conservados de forma ordenada. Classificar e arquivar de maneira adequada tornam-se pontos primordiais no cuidado dos arquivos correntes.

Pare se ter uma eficiente administração dos documentos na fase corrente, aplica-se à classificação. Esses documentos devem ser arranjados em função do uso que tem nas unidades administrativas do órgão ao qual fazem parte para que possam refletir a organização e a função da mesma. Se a classificação dos documentos visa refletir a organização, pode-se removê-los para uma destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. Sendo esses documentos classificados pela função, substantiva ou auxiliar, pode-se distinguir a documentação importante da secundária.

Tratando-se da documentação pública, a classificação significa o arranjo dos documentos segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente. Os sistemas de arranjo podem ser divididos em duas classes: sistemas de registros e sistemas de arquivamento, que incluem o arranjo físico e a distribuição dos símbolos para identificar as unidades documentárias e mostrar a relação entre uma e outra unidade.

Sendo essa classificação bem feita, os documentos poderão ser dispostos à organização de origem de modo que serão rapidamente encontrados maximizando o uso de seus arquivos quando solicitados, atendendo as necessidades das operações correntes e proporcionando bases para a preservação e destruição dos documentos.

 São três os elementos principais na classificação de documentos públicos:

  • Função que o documento se refere: função substantiva – relacionada à atividade fim, (trabalho técnico e profissional do órgão, trabalho que o distingue dos demais órgãos), função auxiliar – relacionada à atividade meio, atividades facilitativas ou auxiliares, comum a todos os órgãos, (referentes à administração interna da organização);

  • Estrutura do órgão que produz o documento: o documento reflete a estrutura orgânica da entidade quando agrupado;

  • Assunto do documento: o assunto dos documentos serve de base para o agrupamento dos mesmos na classificação funcional.

 

5. Práticas de Classificação

 De acordo com os elementos da classificação os seus métodos podem ser divididos em três tipos:

 1) Classificação funcional: os documentos são classificados partindo do menor agrupamento, (unidade de arquivo = Pasta), para o maior agrupamento, onde os documentos públicos são tratados de acordo com a função que refletem, podendo ser a função substantiva – atividade fim ou função auxiliar – atividade meio. Permite a centralização do acervo documental, porém exige um maior trabalho de pesquisa.

2) Classificação Organizacional: Relaciona-se com a descentralização física dos documentos, (documentos separados em varias seções de um mesmo órgão), sendo o principal meio de agrupar organizacionalmente os documentos, onde as classes primárias representam os principais elementos organizacionais da repartição. Esta classificação só pode ser feita quando o órgão tem funções e processos administrativos bem definidos, em governos de organização estável.

3) Classificação por assunto: nesta classificação os documentos públicos devem ser agrupados segundo a organização e função, sendo exceção a esta regra certos tipos de documentos como pastas de referência e informações. Nos governos modernos há um grande número dessas pastas, o que dificulta o processo de guarda e organização documental.

 

6. Metodologias de classificação

 Sendo a metodologia considerada um “conjunto de regras para o ensino de uma ciência ou arte” ou  “a subdivisão da lógica que estuda os métodos técnicos e científicos” (www.priberam.pt), podemos defini-la num contexto arquivístico, como a forma de classificar documentos considerando suas práticas de classificação.

De acordo com a Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001, utiliza-se em Instituições públicas’, a Tabela de Temporalidade do CONARQ que é baseada no método decimal. Esta tabela serve de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração pública, observando os princípios da teoria das três idades. Para empresas privadas, a elaboração de um plano de classificação é essencialmente fundamentado na necessidade do tipo da massa documental. Essa necessidade definirá o método mais eficiente de classificação: por assunto, espécie, tipologia.

 

7. Conclusão

 A classificação deve ser feita para que se tenha o controle sobre a produção, a guarda e o trâmite de um documento no âmbito da instituição. O processo de classificação não deve ser somente atribuir códigos a documentos, mas fazer a ordenação intelectual das informações contidas nos documentos, servindo para resgatar a função social que os arquivos devem ter: informar.

Essa afirmação realça a dimensão da necessidade de aprofundarmos os estudos sobre o tema que influencia diretamente o desenvolvimento do profissional da informação arquivística e que tem sido tratado de maneira tão artificial. Dessa forma, fica elucidada a verdadeira importância que se deve atribuir a classificação, tendo em vista a obsolescência dos métodos classificatórios e a falta de consistência teórica.

 

 

8. Bibliografia

 

LIARD, L. Lógica. São Paulo: Editora Nacional, 1979, p. 121 – 134.

LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos. Teorias e práticas. Niterói: EDUFF, 1996, p. 99 – 101.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos. Princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 61.

SOUSA, Renato T. Barbosa. As bases do processo classificatório na Arquivística: um debate metodológico.

 

   

 

 

                 
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